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不用打卡坐格子间,办公“新常态”你准备好了吗?
2020-09-17 13:32:57 经理人网

  面对今年突然普及的远程办公模式,大家是否感受到一种“真香”效应?

  从前你或许觉得远程办公与自己定时定点的通勤日常关系不大,偶尔的“远程”也只是在出差、生病、跨国对接等“不得已”的情况才派上用场。

  然而,当不少企业与个人采取居家办公的远程工作方式得以暂时“渡过难关”之后,远程办公模式却并没有如昙花一现,反而促使更多企业和职场人开始思考未来灵活办公的可能性。

  灵活办公会从“小众”成为“新常态”吗?未来办公图景还有哪些可预见的趋势?企业又应该从哪些方面做好准备及转变?且听雷格斯为你解读。

  思考一

  还要去固定办公室上班?

  很多工作并不需要全部员工统一聚集在同一个办公大楼里才能完成,今年大规模的远程办公局面更加证实了这一想法。企业主开始认真考虑改变以往专时专用的通勤制度,为他们提供就近的灵活办公空间。

  携程网曾联合斯坦福大学相关专家在企业内部进行一项为期9个月的观察研究。结果表明,员工采用居家远程与公司办公室相结合的轮班模式时,业绩提升了13%,离职率下降了50%。

  但值得注意的是,远程办公的最常见选项——居家办公,容易使人陷入“工作与私人时间分不清”的局面,这就需要企业调整管理制度以帮助员工合理规划时间,或者提供更多灵活的专业办公空间,帮助员工找到合适高效的工作节奏及环境。灵活办公降低了通勤所需的时间成本和交通成本,员工可以从容不迫、精力充沛地投入到工作之中,多出的时间可以运动健身、约会聚餐以及增值自我,实现工作生活的平衡。

  思考二

  必须长租大办公室?

  远程办公模式的采纳让更多企业逐渐认识到,日常运营并不需要租赁那么多办公室面积。事实上,相关数据也表明,很多大型企业办公室空间的实际使用率只有55%到60%,这是严重的资源浪费,使企业增加了不必要的运营成本。同时,大部分企业仍处于长期传统的租赁关系中,意味着三年五载的固定办公室合约会限制现金流,令企业在应对市场变化时失去一定程度的灵活性。

  但是,实体办公室始终有着无可取代的地位。因此,企业要想在“租多大的办公室”这个问题上找到平衡,理想的做法是租赁灵活办公空间,降低传统办公空间租赁模式所带来的风险和成本。

  雷格斯的灵活办公空间,不仅允许企业在租期长短、工位数量、办公地点等方面按需定制、灵活调整,最大程度地优化资源组合,使其能够根据发展步伐及市场变化等内外部环境作出弹性调节;也令企业可以更好地为其员工推行远程办公“新常态”,落实更高效、更舒适的办公方式。

  思考三

  怎么灵活管理团队?

  当远程办公逐渐常态化,不仅会改变固定的上班模式,也倒逼企业考虑未来数字化转型的必要性及必然性,对企业在沟通协作和团队管理上的效率和能力提出了挑战。

  面对线上沟通成本增加、工作流程不同步、工作自觉性难以监督等问题,一方面,企业需要完善并规范好团队成员间的沟通对接流程,如设置定期线上会议、记录工作日志等,方便团队间更好地交流项目进程,达到信息同步。

  另一方面,企业也要做好软硬件的配套支持及维护。上至办公电脑、打印设备、会议投影、网络环境等硬件,下至Zoom、石墨文档等各种远程办公线上应用,都要确保员工能顺畅使用,一些付费的功能也应按需开通,帮助员工提高办公效率。

  此外,企业也要对员工的远程办公需求做出合理评估,为一些不适用于远程办公、或者无法找到理想环境进行远程办公的员工提供相应解决方案,比如提供灵活办公空间,满足他们对办公环境、硬件设备等的基础需求,让他们在最大程度地享受到远程办公带来的灵活便利。

  思考四

  还能更方便?

  当然可以。选择雷格斯灵活办公,便能让您在迎接未来办公“新常态”时更得心应手。

  除了上述提到租期与租赁大小灵活可调的基础优势外,雷格斯办公中心拥有数量多、分布广的全球办公网络,在国内29座城市就有近120家办公中心,可以更好地让您为员工提供就近的灵活办公地点。您也可以为不同市场、不同业务部门的企业员工定制专属的雷格斯会员计划,即可按需使用在市中心、各大机场和车站等遍布全球的3,000多个办公地点,让员工可以随时随地找到适合办公的场所。

  在雷格斯,租用办公室无需再烦恼各项水电杂费、办公设备租赁费等,服务费用一价全包,您和您员工只需“拎包入驻”即可轻松办公。每一个雷格斯的服务式办公室具备配套设施与服务齐全完善的强大增值优势,从舒适的办公环境、高速稳定的网络环境,到前台接待、咖啡休闲区、专业会议室等,只为让您更高效、更轻松地专注于工作本身。

  灵活办公不仅是在特殊时期的“救急良药”,还将从根本上变革企业和个人对办公方式的理解和应用,也会有越来越多企业认识到灵活办公带来的长远经济和社会效益。

  当今社会,颠覆性的技术、数字化革命使得设备、服务和员工之间的联系愈加紧密,传统的固定式办公场地已经无法跟上时代发展的步伐了。人们开始意识到,选择他们向往的生活、工作方式及地点能够提高生产效率。企业也越来越明白灵活办公的使用可以帮助他们获得更高的财务和战略利益。灵活办公将成为在全球范围内发生的办公新趋势。

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